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Mail aziendale, va disattivata se il rapporto di lavoro cessa

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Credits: BBC

Quando un rapporto di lavoro termina, bisogna disattivare la mail aziendale del lavoratore? Per rispondere a questo legittimo dubbio è intervenuta la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro che, con parere numero 4 del 2 dicembre 2015, ha espresso le proprie considerazioni in merito ad una questione molto delicata e, spesso, colpevolmente trascurata dai datori di lavoro.

Tutto nasce dal Garante per la protezione dei dati personali che, con il provvedimento numero 456 del 30 luglio 2015, ha specificato gli obblighi comportamentali gravanti sul datore di lavoro. Pur avendo la facoltà di verificare l’esatto adempimento della prestazione lavorativa e il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, il datore di lavoro deve in ogni caso salvaguardare la libertà e la dignità del dipendente, informando i lavoratori in modo chiaro e dettagliato circa le modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e l’eventuale effettuazione di controlli, anche su base individuale. In questo contesto, il Garante ha sottolineato come sia onere specifico del datore di lavoro quello di predisporre una politica aziendale chiara e puntuale circa il ricorso a strumenti come la mail aziendale.

La Fondazione Studi del Consiglio Nazionale dei Consulenti del Lavoro, alla luce di quanto affermato dall’Autorità, ribadisce che, per garantire la piena tutela della sfera di riservatezza del dipendente cessato, non è sufficiente il ricorso al sistema del c.d. “reindirizzo automatico” delle missive da account aziendale dell’ex-dipendente ad altro account operativo: l’unica precauzione adottabile, pertanto, è la disattivazione della mail aziendale. Solo in questo modo, secondo la posizione del Garante, l’interesse del datore ad accedere alle informazioni necessarie per la gestione della propria attività, viene esattamente contemperato con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte dei dipendenti nonché dei terzi. Ai datori di lavoro, pertanto, non rimane che attenersi obbligatoriamente ai principi rassegnati nelle “Linee guida per posta elettronica ed internet” (Provvedimento 1 marzo 2007, numero 13).

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